Les meilleures salles pour une soirée d’entreprise

Trouvez un lieu qui correspond à votre programme

Quelles sont les options d'aménagement offertes par l’établissement ? Il est facile de repérer quand un lieu est trop petit, mais un espace trop grand peut être tout aussi gênant. Même si tout le monde se présente, la salle semblera à moitié vide, et votre soirée perdra de son éclat.

Apportez une copie de votre agenda avec vous pendant que vous repérez les lieux. Accordez-vous suffisamment de temps pour examiner visuellement la salle et imaginer où chacune de vos activités se déroulera. Y a-t-il assez de place pour toutes vos activités ? Existe-t-il une salle séparée pour des sessions distinctes ? Est-il possible de créer un espace séparé pour les sponsors ? Vos orateurs ont-ils accès à des scènes élevées ou à des zones de présentation ?

Assurez-vous d'avoir une idée approximative de l'emplacement de chaque activité avant de partir. Vous n'avez pas perdu votre temps si vous découvrez que le site que vous parcourez ne convient pas. Avoir une idée de l'endroit vous aidera à trouver d'autres idées de lieux d'événements d'entreprise.

Privilégiez l'accessibilité

Pour certains, un lieu qui n'est pas accessible à tous est une cause perdue. Prenez en compte tous vos convives, sponsors, clients et employés. Assurez-vous que chacun, y compris ceux qui ont des besoins particuliers, puisse se déplacer facilement dans la salle. La majorité des établissements ont déjà pris en compte cet aspect. Lorsque vous visitez chaque lieu, demandez au représentant de vous montrer comment son environnement est accessible à tous.

N'oubliez pas l'acoustique

L'acoustique du lieu de réception de votre soirée d’entreprise pourrait avoir un impact plus important sur votre événement que vous ne le pensez. L'esthétique est cruciale, et un sol carrelé, par exemple, peut sembler cool, mais peut avoir un effet sur le son. Lorsque la musique commence à jouer et que la conversation s'engage, vos convives peuvent se retrouver à crier pour être entendus. C’est une situation inconfortable, stressante et épuisante, pour ne pas dire plus.

Demandez à entendre la musique diffusée par les haut-parleurs lorsque vous repérez l'espace, en gardant à l'esprit que le son sera affecté par un grand nombre de personnes et d'accessoires. Discutez de l'acoustique des événements précédents avec votre contact. Il pourra peut-être vous fournir des clips audio et/ou vidéo à titre d'exemple.

Demandez des avis

Faites vos devoirs ! Le matériel de marketing et le site web d'un lieu sont un excellent point de départ, mais il est également judicieux d'interroger d'autres organisateurs qui ont organisé des événements au même endroit. Demandez à vos collègues de vous parler de leurs précédents évènements de travail et demandez-leur s'ils recommanderaient le lieu. Qu'est-ce qui s'est bien passé et qu'est-ce qui aurait pu être fait différemment ? L'avis d'une personne familière avec l’organisation d’une soirée d’entreprise vaut son pesant d'or.

Prenez en compte tous les frais

Certains établissements facturent un montant fixe qui comprend tous les frais et les accessoires. D'autres imposent des tarifs supplémentaires. Avant de réserver votre place, vérifiez que vous comprenez bien chaque poste. Présentez-vous au représentant de l’établissement et expliquez que vous ne voulez pas de chocs budgétaires. Les taxes, par exemple, sont-elles incluses ? Et l'utilisation du WiFi ? Dressez une liste de contrôle de tout ce que le lieu est prêt à offrir avant de verser votre acompte. Assurez-vous de bien comprendre le prix de chaque élément, ainsi que le moment et la manière dont les dépenses apparaîtront sur votre facture. Il est également important de considérer les options de financement disponibles pour vous aider à financer votre évènement. Vérifiez si l’établissement propose des plans de paiement échelonnés ou des options de financement à travers un partenaire financier.

Choisissez un lieu adapté au transport

Un lieu situé à une distance raisonnable en voiture du domicile ou du lieu de travail de vos invités potentiels est votre meilleure chance d'organiser une soirée d’entreprise parfaite. Si un nombre considérable de vos convives arrivent de l'extérieur de la ville, il est essentiel qu'ils aient un accès facile à l'aéroport et aux hôtels. Votre site est-il facilement accessible par les transports en commun ? Si c'est le cas, vos visiteurs se considèrent-ils comme des citadins habitués à utiliser les transports publics ? Mettez un point d'honneur à ce que vos collaborateurs soient à l'aise. Envisagez d'organiser des navettes ou des navettes si les transports publics ne sont pas une option, et assurez-vous de fournir toutes les informations pertinentes à l'avance.

Choisissez un lieu qui correspond à votre image de marque

Le lieu de réception, comme le reste de votre événement, doit être le reflet de votre entreprise. Réfléchissez à l'endroit où se trouvera l’accueil et où se trouvera un mur interactif de médias sociaux par exemple. Même si vous disposez de la meilleure sonorisation et de la meilleure décoration pour la soirée, un environnement terne et peu inspirant réduira l'expérience. Assurez-vous que vous êtes en présence d’un cadre exceptionnel permettant de créer un lien émotionnel avec vos participants. Vous pouvez même prévoir un spectacle pour soirée entreprise. Cela aura pour effet de les fidéliser à la marque et de les faire revenir année après année.

Pensez à la nourriture et aux boissons

Les gens aiment être choyés ! Une nourriture délicieuse et des cocktails uniques font appel aux sens, mettent les visiteurs à l'aise et permettent d'engager la conversation. La nourriture et les boissons sont souvent un élément important d'une soirée d'entreprise originale. Vous devez être sûr que le lieu de réception peut les prendre en charge. En explorant les sites, il est bon d'avoir une idée de ce que vous servirez. L'endroit comprendra-t-il une cuisine et du personnel, ce qui vous permettra d'intégrer la nourriture et les boissons dans votre offre globale ? Un traiteur tiers est-il la meilleure option ? Si vous avez l'intention de servir de l'alcool, vérifiez que le lieu dispose des autorisations nécessaires.